Вопросы-ответы по регистру работы

Кто регистрирует работника?
Кого необходимо регистрировать?
Какие данные необходимо вносить в регистр?
Как иностранец получает личный код Эстонии для его регистрации в качестве работника?
Как и где можно зарегистрировать работников?
Можно ли исправлять данные в регистре работы?
 

Кто регистрирует работника?


1. Кто регистрирует учеников, работающих в рамках ученической дружины?

Работника регистрирует тот, кто заключает соглашение (договор) для выполнения работы, а также производит выплаты, т. е. регистрирует учреждение или предприятие, где молодой человек работает.

2. Материнское предприятие платит на основании счёта дочернего предприятия плату его члену правления. Кто в этом случае регистрирует работника: дочернее или материнское предприятие?

Соответственно ч. 3 ст. 251 Закона о налогообложении (ЗоН) лицом, предоставляющим работу, при регистрации работника является тот, кто заключает договор для выполнения работы. В случае если дочернее предприятие заключило договор для выполнения работы, обязанность регистрации ложится на дочернее предприятие. В случае если лицо, которое производит выплаты, представляет налоговые декларации, и лицо, предоставляющее работу, являются в действительности разными лицами, то при регистрации необходимо отметить кроме лица, предоставляющего работу, также лицо, которое производит выплаты.

3. Кто регистрирует работников в случае учреждений государственного и местного самоуправления, которые используют централизованную бухгалтерию, что обозначает следующее: заключает договора с человеком (например, школа, находящаяся в волости), однако выплаты работникам производит самоуправление?

Регистрирует учреждение, которое заключило договор для выполнения работы, т. е. школа. Однако школа может уполномочить сотрудника волости регистрировать работников от своего имени. Поскольку выплаты производит в данном случае самоуправление, то это необходимо отдельно отметить в регистре работы, в специально предусмотренном для этого месте.

4. Должно ли физическое лицо также регистрировать лицо, оказывающего услуги на основании обязательственно-правового договора? По какой причине?

Да. Соответственно п. 4 ч. 3 ст. 25¹ Закона о налогообложении лицом, предоставляющим работу, является также физическое лицо. Если обязательственно-правовой договор заключён с физическим лицом и налоговая обязанность возникает в Эстонии, то этого работника необходимо регистрировать.

5. Являются ли недоходные объединения и целевые учреждения по смыслу коммерческого кодекса коммерческими объединениями? Необходимо ли лиц, работающих на добровольной основе в недоходных объединениях и целевых учреждениях, вносить в регистр трудовых отношений?

Недоходные объединения и целевые учреждения не являются по смыслу коммерческого кодекса коммерческими объединениями. В регистре трудовых отношений не нужно регистрировать лиц, работающих на добровольной основе в недоходных объединениях и целевых учреждениях. Но, в случае, если целью деятельности является получение оборота и прибыли, то это уже не является благотворительной деятельностью, а является работой, которую необходимо зарегистрировать. О налогообложении волонтерской деятельности »


Кого необходимо регистрировать?


1. Необходимо ли регистрировать членов правления, которые заработной платы от этого предприятия не получают?

Член правления вправе получать от товарищества с ограниченной ответственностью плату за выполнение своих должностных обязанностей в качестве члена правления. Если товарищество с ограниченной ответственностью не платит члену правления плату за выполнение его обязанностей, то такого члена правления не нужно регистрировать в регистре работы. В этом случае член правления вносится только в коммерческий регистр.

В то же время необходимо иметь в виду, что если член правления (также может быть единственный пайщик) активно занимается деятельностью коммерческого объединения и в результате его деятельности у коммерческого объединения возникает прибыль, то он должен получать за свою работу также зарплату, облагаемую всеми налогами на рабочую силу. Например, если член правления сам готовит в ресторане еду, то он выполняет работу повара или если член правления работает на строительном объекте, то он выполняет работу строителя и т. д. В этих случаях речь идёт о рабочих отношениях и лицо должно быть зарегистрировано в регистре работы.

2. Как зарегистрировать, если лицо от одной фирмы получает плату члена правления, а также работает в ней по трудовому договору?

Обе работы необходимо регистрировать, будет две отдельные записи об этих работах.

3. Необходимо ли регистрировать бывшего работника, которому выплачивается компенсация за ограничение конкуренции?

Нет, поскольку это не является работой по смыслу ч. 3 ст. 25¹ ЗоН. Выплаты, которые производятся для этого лица, необходимо задекларировать в декларации по подоходному и социальному налогам (форма TSD) (вид выплаты — 17).

4. Необходимо ли регистрировать бывшего работника, если после расторжения договора ему выплачивается (например, премия или плата за результативность)?

Нет, поскольку выполнение работы расторгнуто, а выплаты производятся за уже расторгнутую работу (за более ранний период).

5. Польское предприятие командирует на год польских работников на работу в Эстонию. Польское предприятие регистрирует себя в качестве плательщика зарплат нерезидентом, а также платит с зарплаты налоги и платежи соответственно законодательству Эстонии, т. к. польские работники прибывают в Эстонии больше, чем шесть месяцев. Необходимо ли польскому предприятию в регистре работы регистрировать работников, командированных на работу в Эстонию? У работников в Польше имеется социальное страхование и форма A1.

Да, соответственно ч. 4 ст. 25¹ ЗоН необходимо регистрировать этих работников, если в Эстонии возникает налоговая обязанность. Если лица не имеют права на медицинское страхование в Эстонии (они застрахованы в Польше), то при регистрации необходимо выбрать «Работа, при выполнении которой возникает налоговая обязанность в Эстонии, но налоги социального страхования уплачиваются в другой стране».

6. Необходимо ли в регистре работы регистрировать получателя стипендии, которая облагается подоходным налогом? Мы декларируем её в декларации по подоходному и социальному налогам (форма TSD). Относятся ли сюда иные выплаты, облагаемые подоходным налогом (например, арендная плата, лицензионная пошлина (роялти), а также плата за пользование авторскими правами)?

Нет, поскольку ни в одном из указанных случаев речь не идёт о работе по смыслу ч. 3 ст. 25¹ ЗоН. Исключение составляет авторский договор в случае создания или использования нового произведения, к которому применяется установленное в Обязательственно-правовом законе положение о подряде (ч. 4 ст. 48 Закона об авторских правах).

7. Необходимо ли в регистре работы начинать регистрировать получателей гонораров? С этого выплачиваемого гонорара декларируется социальный налог и платёж по страхованию от безработицы. Однако получатели гонораров не работают в нашей фирме на основании договоров, а создают для нас какую-либо статью, иллюстрацию и т. п., за что платим им гонорар, когда произведение будет получено и пойдёт в печать. Нам не известно заранее, когда они приступят к этому произведению/ работе и опубликуем ли мы его вообще, следовательно, неизвестно: будем ли мы за это платить. Нам не известна заранее «дата начала работы», известна только дата выплаты, когда назначается гонорар.

В регистре работы необходимо регистрировать получателей гонораров, если они выполняют работу по смыслу ч. 3 ст. 25¹ ЗоН. Соответственно этому считается, помимо прочего, работой также её выполнение на основании обязательственно-правового договора. В случае работы на основании обязательственно-правового договора считается началом работы точная дата, когда договор вступил в силу.

Соответственно ст. 9 «Заключение договора» Обязательственно-правового закона заключается договор посредством представления предложения и согласия на него; также путём обмена взаимного волеизъявления, когда достаточно ясно, что стороны договора достигли соглашения. С того момента предоставления согласия на предложение считается договор заключённым, когда предлагающая сторона получила согласие другой стороны. Если предметом соглашения является произведение, которое не связано с прямым волеизъявлением, то считается договор заключённым с того момента, когда предлагающая сторона узнала об этом произведении. Исключение составляет, если это вытекает из предложения, практики между сторонами или традиции, то считается договор заключённым с того момента, когда акт был совершён.

Если гонорар (декларируется социальный налог и платёж по страхованию от безработицы) выплачивается, например, за работу или услугу по заказу (статья, фотография и т. п.) на основании обязательственно-правового договора об авторском заказе, то датой вступления договора в силу можно считать тот момент, когда автор согласился на предложение редакции написать статью. В остальных случаях – решение редакции опубликовать статью и выплатить за неё гонорар.

В регистре работы не регистрируют получателей платы (с которой удерживается только подоходный налог), выплачиваемой на основании лицензионного договора (например, передача авторских прав), поскольку это не является работой по смыслу ч. 3 ст. 25¹ ЗоН.

8. Мой вопрос касается ситуации, когда заключён устный договор и длится три недели. Подходит ли это под пункт «Кого необходимо регистрировать»? В нём указано, что необходимо регистрировать «независимо от формы договора».

Да, необходимо регистрировать всех физических лиц, у которых при выполнении ими работы возникла налоговая обязанность в Эстонии, независимо от формы договора.

9. Если оформляется договор на выполнение конкретной работы, например, на один день (доклад т. п.), а у этого человека есть основное рабочее место на другом предприятии и с минимальной месячной ставки не платится социальный налог, то необходимо ли это регистрировать как обязательственно-правовой договор? Если договор заключается на один день, то необходимо ли дату начала и окончания регистрации отмечать одним днём?

Да, в этом случае необходимо выбрать под родом работы «Обязательственно-правовой договор или „VÕS leping“». Дата начала и окончания регистрации – одна и та же.

10. Когда необходимо регистрировать добровольцев?

При регистрации добровольцев важно первоначально иметь в виду, что это обязанность только для коммерческого объединения и для предпринимателей – физических лиц (ПФЛ или FIE). До регистрации необходимо всегда оценить следующее: идёт ли речь о добровольной деятельности или о физическом лице, выполняющем работу с целью получения платы. Если работник получает налогооблагаемую плату, то это уже не является добровольной деятельностью. При регистрации необходимо выбрать соответствующий род работы (трудовой договор, обязательственно – правовой договор). ПФЛ-ам рекомендуем исходить из того, связана ли работа, выполняемая добровольцем с предпринимательством ПФЛ или нет. Если это связано с предпринимательством, то необходимо это регистрировать как добровольная деятельность.

Подробнее см. руководство по добровольной деятельности (на эстонском языке).

11. Необходимо ли в регистре работы регистрировать все имеющиеся договора о поручительствах, которые не были зарегистрированы в Больничной кассе?

Да, все обязательственно-правовые договора (в том числе поручительства, если возникла налоговая обязанность в Эстонии), которые не были зарегистрированы в Больничной кассе, необходимо 1 июля зарегистрировать в регистре работы с датой регистрации 01.07.2014. Поскольку на этих лиц не распространяется медицинское страхование, не нужно было их регистрировать в Больничной кассе. В регистре работы имеются обязательственно-правовые договора двух видов: с медицинским страхованием или нет; обязательственно-правовой договор с уплатой социального налога с минимальной месячной ставки или просто обязательственно-правовой договор соответственно.

12. Принимается решение в момент X выплатить зарплату членам совета целевого учреждения волостного самоуправления на основании постановления собрания. Если по этим лицам нет каких-либо конкретных договоров, то регистрировать их не нужно?

Необходимо их регистрировать. Работа, при выполнении которой возникают налоговые обязательства, необходимо регистрировать соответственно ч. 4 ст. 25¹ ЗоН. Регистрирует то учреждение, которое заключило соглашение или договор для выполнения работы.

13. Если у лица имеется как трудовой договор, так и обязательственно-правовой договор. Трудовой договор перейдёт 30.06.2014 из Больничной кассы, необходимо ли помимо этого вносить в регистре работы также обязательственно-правовой договор?

Да, в этом случае, при обязательственно-правовом договоре необходимо дату начала работы отметить 01.07.2014.

14. Необходимо ли в регистре работы регистрировать членов собрания, которые не получают плату?

Нет, членов собрания необходимо в регистре работы регистрировать только в случае, если при выполнении работы возникают налоговые обязательства соответственно ч. 4 ст. 25¹ ЗоН.

15. Необходимо ли в регистре работы регистрировать работников сообществ?

Если возникают налоговые обязательства, то необходимо в регистре работы регистрировать. Работника сообщества может зарегистрировать один из членов сообщества от своего имени в качестве физического лица (также происходит декларирование выплат). Если при выполнении работы не возникают налоговых обязательств, то регистрировать не нужно. Это обозначает следующее: нет выплат, регистрировать не нужно.

16. Необходимо ли в регистре работы регистрировать супруга (супругу) ПФЛ?

Супруга (супругу) ПФЛ, участвующего в деятельности его предприятия, регистрировать не нужно. Супруг (супруга) ПФЛ, участвующий в деятельности его предприятия, внесён в коммерческий регистр. ПФЛ не заключал с ним трудового, поручительского или иного обязательственно-правового договора.
Подробнее см. руководство по регистрации супруга (супругу) ПФЛ в регистре налогообязанных, а также исчисление, декларирование и уплата социального налога за супруга (супругу) по состоянию на 1 августа 2012 года: http://www.emta.ee/index.php?id=32359 (на эстонском языке)

17. Должен ли оставатся зарегистрированным в регистре работы работник, которого которого отправляют на некоторое время за границу и у него не возникает за этот период налоговой обязанности в Эстонии?

Нет, при переходе налоговой обязанности в другое государство необходимо отметить в регистре работы окончание работы  соответственно п. 6 ч. 3 ст. 25¹ ЗоН.

Мы понимаем, что все физические и юридические лица должны регистрировать своих работников. В виде исключения приведено, что коммерческие объединения и ПФЛ должны вносить в РР также данные о лицах, работающих на добровольной основе. Следует ли понимать в этом контексте, что недоходное объединение – это коммерческое объединение? Необходимо ли вносить в РР всех добровольцев, которые помогают в организации мероприятий недоходного объединения? Добровольцы платы не получают.

Недоходное объединение не является в этом контексте коммерческим объединением и добровольцев регистрировать не нужно.
Подробнее см. руководство по налогообложению деятельности добровольцев (на эстонском языке)

18. Если лицо одновременно является членом правления, а также работником, то какую запись необходимо сделать в регистре работы?

Если член правления получает плату члена правления и из неё возникает налоговая обязанность в Эстонии, то этого работника необходимо регистрировать. Если лицо выполняет работу также на основании трудового договора, то его необходимо зарегистрировать. В регистре работы будет две записи.

Какие данные необходимо вносить в регистр?


1. Вопрос связан со следующей ситуацией. Если работник в настоящее время находится в отпуске по уходу за ребёнком, и вернётся на работу, например, в ноябре 2014 года. Необходимо ли в таком случае в регистре работы вносить какую-либо запись?

Все действующие данные о работниках, которые сегодня внесены в информационную систему Больничной кассы, переносятся в новый регистр. При возвращении работника на работу, необходимо в регистре работы остановить "Приостановление трудовых отношений".


Как иностранец получает личный код Эстонии для его регистрации в качестве работника?


1. Необходимо ли нерезиденту (в том числе гражданин Европейского Союза) получить Эстонский личный код для того, чтобы эстонский работодатель смог его зарегистрировать в регистре работы?

Да, поскольку регистрация работников происходит по его личному коду. Если лицо пребывает в Эстонии кратковременно, однако оно не желает социальных гарантий в Эстонии, то до пяти дней его можно зарегистрировать в регистре работы по имени, фамилии и дате рождения, которые отражены в документе, удостоверяющем его личность.

Ходатайство о получении личного кода можно представить в местном самоуправлении вместе с представлением извещения о местожительстве. Лицам, у которых отсутствует извещение о местожительстве, можно представить ходатайство в уездной управе или в зарубежном представительстве Эстонии.

Подробнее см. руководство по х одатайству о получении личного кода и о документах, удостоверяющих его личность:
https://www.siseministeerium.ee/ru/registr-narodonaseleniya
https://www2.politsei.ee/ru/teenused/isikut-toendavad-dokumendid/

 
Как и где можно зарегистрировать работников?


1. Изменяется ли автоматически статус лица в регистре налогообязанных как налоговый резидент при ходатайстве им получения Эстонского личного кода?

Нет, налоговое резидентство не возникает при присвоении личного кода, однако оно возникает при условиях, установленных в налоговых законах. Если лицо считает, что налоговый управляющий неправильно рассматривает понятие его резидентства, то для его определения необходимо обратиться к налоговому управляющему.

2. Имеются ли ограничения при повторной регистрации того же лица в случае 5-дневной работы? Какие?

В случае выполнения работы до 5 дней предусмотрена регистрация по дате рождения, если лицу по объективным обстоятельствам невозможно ходатайствовать о получении личного кода. Если работа длится в действительности дольше, то лицу необходимо получить личный код. Ограничений при повторной регистрации того же лица в случае 5-дневной работы – нет. Социальные гарантии не применяются в случае регистрации без личного кода.

3. Имеющийся трудовой договор был заключён с лицами из третьих стран, прибывающих в Эстонии на основании кратковременной визы, по дате рождения и коду (B) нерезидента Эстонии. На основании какого закона можно их обязать ходатайствовать о получении личного кода? Кто и какой документ выдаёт иностранцу для фиксирования личного кода?

На основании ст. 252 ЗоН, которая обязывает лицо, предоставляющего работу, регистрировать начало, приостановление и расторжение трудовых отношений с работником, который указан в ч. 4 и 5 ст. 251 ЗоН, а также род работы. Соответственно ч. 1 ст. 254 ЗоН необходимо вносить в РР личный код лица, выполняющего работу, или в случае отсутствия личного кода у работника внести его дату рождения при выполнении им работы до пяти дней. Работник может ходатайствовать о получении личного кода в ближайшем местном самоуправлении вместе с представлением извещения о местожительстве. Если у работника отсутствует извещение о местожительстве, то можно представить ходатайство в уездной управе или в зарубежном представительстве Эстонии.1

Если лицу присваивается личный код для регистрации в регистре работы, то выдаётся по его желанию выписка из регистра народонаселения или письмо, где отражён личный код работника. Для ходатайствования документа, удостоверяющего личность, имеются отдельные правила. Автоматически не возникает право на получение этого документа (ID-карты).

Подробнее см. руководство по х одатайству о получении личного кода и о документах, удостоверяющих его личность:
https://www.siseministeerium.ee/isikukood/
http://politsei.ee/et/teenused/isikut-toendavad-dokumendid/index.dot

4. Если у одного учреждения имеется несколько регистрационных кодов (например, подведомственное учреждения), то необходимо ли упразднить их по отдельности или одному работодателю можно использовать различные коды?

Соответственно ч. 3 ст. 25¹ ЗоН  лицом, предоставляющим работу, при регистрации работника является тот, кто заключает договор для выполнения работы. Если у учреждения имеется несколько отдельных подведомственных учреждений, которые используют централизованную бухгалтерию и/ или учёт кадров, то можно регистрировать работников через систему полномочий. Это обозначает следующее: все учреждения должны уполномочить главное учреждение вносить записи в регистре работы вместо себя. Сотрудник по кадрам, который делает запись в регистре работы, входя в электронную среду Налогово-таможенного департамента, должен правильно выбрать роль (подведомственное учреждение), а затем вносить необходимые данные в регистре работы. Однако одно лицо, предоставляющее работу, не может в регистре работы использовать различные коды для учреждений.

5. Kак связаны между собой форма TSD и регистр работы?

Мы планируем создать такую возможность, чтобы данные из регистра работы переносились в предварительно заполненную форму TSD. Безусловно, анализируем и сравниваем данные из регистра работы и формы TSD. Однако различия записей в регистре работы и форме TSD не будут препятствием при представлении налоговые декларации или при регистрации в регистре работы.

6. По какому номеру телефона (звонок или SMS) можно произвести регистрацию в упрощённом порядке также по телефону или SMS сообщению.

Мы опубликовываем телефонные номера на своей домашней странице.


Можно ли исправлять данные в регистре работы?


1. Если работник был зарегистрирован, но на работе вообще не показывается, то можно ли в таком случае зарегистрированного работника из регистра работы удалить? Можно ли это сделать только в бюро обслуживания Налогово-таможенного департамента? Можно ли это сделать в электронном виде? С какого момента это можно сделать?

Если работник был зарегистрирован в регистре работы, но по какой-то причине не приступает к выполнению работы, то электронную запись можно удалить из регистра работы в течение 3 месяцев со дня, отмеченного в регистре работы как начало трудовых отношений. В этом случае не нужно приходить в бюро обслуживания, рекомендуем сделать это через электронную среду департамента. Если с начала трудовых отношений прошло три месяца и запись в РР желают удалить, то необходимо обратиться в бюро обслуживания Налогово-таможенного департамента соответственно ч. 1 и 2 ст. 26¹ ЗоН.

29.10.2018