Выплата возмещения за использование личного легкового автомобиля

Ниже мы разъясняем, при каких условиях имеется возможность у работодателя без налогообложения выплачивать работнику возмещение за использование личного легкового автомобиля.

Кому можно выплачивать без налогообложения возмещение

На основании порядка, установленного постановлением Правительства Республики № 164 от 14 июля 2006 года (далее — постановление), можно выплачивать возмещение за использование личного легкового автомобиля в случае рабочих поездок:

  • чиновнику (чиновниками считаются в понятии Закона о подоходном налоге (ЗоПН) также лица, названные в части 3 статьи 2 Закона о публичной службе, например, такие, как член волостного собрания органа местного самоуправления, член волостного или городского управления, судья, член Рийгикогу и др.);
  • работнику (в значении Закона о трудовом договоре) и
  • членам органов управления или контроля юридических лиц (в значении статьи 9 ЗоПН).

Таким образом, например, собственнику коммерческого объединения или лицу, оказывающему услугу на основании обязательственно-правового договора, выплатить возмещение на основании указанного постановления без налогообложения нельзя. Но им можно компенсировать затраты, сделанные в пользу юридического лица, на основании части 3 статьи 12 ЗоПН, если они документально подтверждены.

За какие легковые автомобили можно без налогообложения выплатить возмещение

Возмещение можно платить за использование легкового автомобиля, которое не находится в собственности или пользовании работодателя. Таким образом, не должен легковой автомобиль быть в личной собственности пользователя, но придется подтверждать право пользования им. Право пользования фиксируется либо в удостоверении регистрации легкового автомобиля, либо в доверенности, составленной собственником. Легковыми автомобилями считаются легковые автомобили категорий M1 и M1G.

Если возмещение выплачивается лицу с потерей трудоспособности, то в виде исключения можно компенсировать расходы за использование различных моторных транспортных средств. Моторным транспортным средством по Закону о дорожном движении (статья 2) считается транспортное средство, передвигающееся при помощи силы мотора. Транспортное средство — устройство, предназначенное для движения по дороге или движущееся по дороге и приводимое в движение двигателем или с помощью иной силы.

Какие первичные документы необходимы для выплаты необлагаемого возмещения

Для выплаты возмещения должно быть оформлено работодателем письменное решение, приказ или распоряжение, в котором указываются данные лица, получающего возмещение, размер возмещения и дата поездки или период, в течение которого сделанные поездки возмещаются. К письменному решению прилагается копия документа, подтверждающего право пользования легковым автомобилем. Решение можно сделать и на более длительный период, чем один календарный месяц.

Возмещение можно выплатить без налога только, если ведется учет поездок по каждой рабочей поездке, т. е. дневник поездок. Дневник поездок должен содержать данные лица, пользующегося автомобилем, данные государственного регистрационного знака автомобиля, начальное и конечное показание одометра по каждой рабочей поездке, также дату поездки и цель каждой поездки. То, каким образом ведется дневник поездок, т. е. на бумаге или в электронном виде, не имеет значения — существенно, чтобы он содержал выше указанные данные. Исходя из этого нельзя без налогообложения выплачивать возмещение за будующие поездки, но только за уже совершенные поездки.

Если выплачивается возмещение за использование личного легкового автомобиля без ведения дневника поездок, то имеем дело с выплатой заработной платы, которую следует персонифицировано продекларировать в приложении 1 декларации TSD (в случае нерезидента в приложении 2).

Предельные ставки необлагаемого возмещения

На основании дневника поездок можно возмещать рабочие поездки до 30 центов за километр, но не более 335 евро за поездки, сделанные в одном календарном месяце. Это означает, что работодатель может установить и более низкую цену за километр поездки, например, 20 центов, но для выполнения условия освобождения от налога нельзя превышать ни одну из предельных ставок. Таким образом, если цена возмещения за километр установлена 1 евро, то часть цены, превышающая предельную цену, является облагаемой, т. е. 70 центов, и это независимо от того, какова величина общей суммы возмещения.

Возмещение можно выплачивать работнику и суммарно, т. е. по кассовому принципу в одном календарном месяце больше, чем 335 евро, но рассчитанное возмещение за каждый месяц не превышает предусмотренную предельную ставку.

Сумма возмещения, превышающая предельные ставки, считается специальной льготой. Если за календарный месяц рассчитанная сумма возмещения выходит больше чем предельная ставка, то рассчитывается специальная льгота за каждый месяц отдельно и следует декларировать специальную льготу в том месяце, в котором произошла выплата возмещения.

Физическое лицо при наличии учета может получать без налогообложения возмещение и от нескольких работодателей, в этом случае применяется предельный размер возмещения 335 евро для каждого работодателя отдельно. Возмещение включает в себя все расходы, связанные с обычным использованием автомобиля (в т. ч. топливо, страховка и т. д.), за исключением платы за парковку, уплаченной при выполнении служебных, рабочих, или должностных заданий.

В постановлении установленные цена за километр и необлагаемая предельная ставка не связаны с фактическими расходами (с документами на расходы). Часть 3 статьи 12 ЗоПН устанавливает, что не считается доходом физического лица возмещение документально подтвержденных расходов, сделанных в пользу другого лица, но добавляет, что эта часть не применяется к возмещениям, для налогообложения которых установлены отдельные условия и предельные ставки. Поскольку для выплачиваемого возмещения за использование личного легкового автомобиля установлены отдельные условия и предельные ставки, то возмещение на основании расходных документов за использование личного легкового автомобиля (например, оплата замены шин, текущего ремонта автомобиля и пр.) является специальной льготой (ст. 48 ЗоПН и статья 6 постановления Министра Финансов № 2 от 13 января 2011 года «Порядок определения цены специальной льготы»), за исключением уплаченной платы за парковку при выполнении служебных, рабочих, или должностных заданий.

В виде исключения можно возместить затраты на личный легковой автомобиль на основании расходных документов, если отправляется на личном легковом автомобиле в командировку и при возмещении этих расходов исходят из постановлений о командировках: постановления Правительства Республики № 110 от 25 июня 2009 года или постановления Правительства Республики № 112 от 19 декабря 2012 года .

Когда возмещение поездок между местами работы и жительства свободно от налогообложения

Если обычно поездки между местами работы и жительства не считаются рабочими поездками и их возмещать без налогообложения нельзя, то при выполнении определенных условий это все-таки возможно. Поездки между местами жительства и работы можно рассматривать рабочими, если используя общественный транспорт невозможно преодолеть этот путь при разумных затратах времени или денежных средств. Также, если место жительства работающего по трудовому договору работника находится от места работы на расстоянии не менее 50 километров (часть 51 статьи 48 ЗоПН). В этом случае в дневнике поездок целью поездки указываются поездки между местом работы и местом жительства и их можно без налогообложения возмещать в размере общей предельной ставки (335 евро).

Лицу с ограниченными возможностями здоровья можно возмещать в размере предельной ставки поездки между местом работы и местом жительства, если по ним ведется учет и если нет возможности пользоваться общественным транспортом, или его использование приведет к значительному снижению способности к передвижению или работоспособности.

Поездки на место работы и назад нельзя возмещать без налогообложения по причине, что человеку проще и удобнее ездить между местом работы и местом жительства на личном автомобиле, чем на общественном транспорте.

Возможно без налогообложения возмещать поездки между местами жительства и работы в случае, если это прежде всего необходимо работодателю для осуществления его деятельности. Это означает, что при возмещении поездок между местом жительства и местом работы в общем случае превалирует интерес со стороны работодателя и при необходимости работодатель должен смочь это обосновать. Выплату возмещения каждому человеку следует раздельно оценивать в зависимости от места жительства человека, трудовых обязанностей, начала рабочего дня, возможностей использования общественного транспорта и т. д. Оценив все эти факторы вместе, работодатель может решить, обосновано или нет необлагаемое возмещение поездок от дома человека на работу и назад.

Пример

С работником заключено соглашение, что работник готов решать возникающие в ходе предпринимательской деятельности проблемы в течение 24/7 (время дежурства), так сказать кризисные ситуации. Можно ли в этом случае считать поездки между домом и работой рабочими поездками?
Время дежурства — это время, во время которого работник не должен выполнять рабочие обязанности, но на согласованных условиях обязан быть готовым к выполнению рабочих обязанностей на основании приказа работодателя. Поскольку работник не может полностью сосредоточиться на отдыхе во время дежурства и при необходимости должен быть готов немедленно выполнять рабочие обязанности, оправдано за время дежурства выплачивать в размере 1/10 согласованной заработной платы. Время дежурства может быть установлено по договоренности между работником и работодателем.

Таким образом, разрешение кризисных ситуаций (время дежурства) связано с предпринимательством, как и связанные с работой поездки за пределы ежедневного рабочего места и затем обратно. В таком случае считаются поездки между работой и домом рабочими поездками. Следует обратить внимание и на то, что чисто формальное возложение на рабочих обязательств по урегулированию кризисных ситуаций не дает права на возмещение без налогообложения всех поездок между работой и домом. Такое обязательство должно быть существенным, основанным на реальных потребностях работодателя и соответствовать также обязанностям работника. Дополнительную информацию по организации транспорта работникам найдете в инструкции «Перевозка работников к месту работы с места жительства и обратно в соответствии с частью 5¹ статьи 48 Закона о подоходном налоге».

Декларирование возмещения

Юридическое лицо – резидент, государственное или муниципальное учреждение, работодатель – физическое лицо, а также нерезидент, имеющий в Эстонии постоянное место деятельности или действующий в качестве работодателя, который в течение календарного года выплачивал физическому лицу возмещение за использование личного легкового автомобиля (в т. ч. лицу с ограниченными возможностями здоровья), обязан к 1 февраля следующего года представить декларацию INF 14 (за 2020 год представляется INF 14 к 1 февраля 2021).

Для представления формы INF 14:

  1. войдите в e-MTA
  2. выберите рубрику «Отчёты» и выберите из перечня «INF 14»
  3. на странице перечня деклараций нажмите на кнопку «Добавить новую декларацию»
  4. выберите «IV квартал»

В форме INF 14 декларируются суммы возмещения вместе с превышающей предельную ставку частью. 

Пример 1

В распоряжении работодателя указано, что работнику при ведении дневника поездок возмещается за использование личного автомобиля для выполнения рабочих заданий. В январе общая сумма возмещения работнику за использование личного автомобиля составила 400 евро (1333 км × 0,3 евро) и такую же сумму перечислили работнику. Какую сумму следует декларировать в приложении 4 формы TSD и в форме INF 14?
В приложении 4 формы TSD следует показать сумму 65 евро (400 – 335) и в форме INF 14 сумму 400 евро.

Пример 2

В распоряжении работодателя указано, что работнику возмещается за использование личного автомобиля для выполнения рабочих заданий в сумме 335 евро. Дневник поездок не ведется. Какую сумму следует декларировать в приложении 4 формы TSD и в форме INF 14?
В приложении 4 формы TSD и в форме INF 14 не декларируется ничего, так как дневник поездок не велся. Сумма 335 евро рассматривается заработной платой и декларируется в приложении 1 формы TSD.

Пример 3

В распоряжении работодателя указано, что при ведении дневника поездок работнику возмещается за использование личного автомобиля для выполнения рабочих заданий. В феврале работнику была возмещена стоимость за использование личного автомобиля в сумме 335 евро (744,44 км × 0,45 евро) и такая же сумма была переведена работнику. Какую сумму следует декларировать в приложении 4 формы TSD и в форме INF 14?
В приложении 4 формы TSD должна быть указана сумма 111,67 евро (744,44 км × 0,15 евро) и в форме INF 14 указывается сумма 335 евро.

Пример 4

В распоряжении работодателя указано, что при ведении дневника поездок работнику возмещается за использование личного автомобиля для выполнения рабочих заданий.  В марте работнику была возмещена стоимость за использование личного автомобиля в сумме 675 евро  (1500 км × 0,45 евро) и такая же сумма была переведена работнику. Какую сумму следует декларировать в приложении 4 формы TSD и в форме INF 14?
В приложении 4 формы TSD должна быть указана сумма 340 евро (675 – 335) и в форме INF 14 указывается сумма 675 евро.

29.03.2021