Обработка личных данных

База данных корреспонденции в соответствии с Законом о публичной информации доступна в публичном просмотре нашего регистра документов. В переписке с частным лицом мы не указываем имя частного лица и содержание письма в публичном представлении регистра документов. Имя частного лица и более точный заголовок видны исключительно для внутриведомственного пользования. Как правило, наша корреспонденция предназначена для внутриведомственного пользования. Отправленное Вами письмо при регистрации в регистре документов признаётся информацией с ограниченным доступом преимущественно на основании пункта 12 части 1 статьи 35 Закона о публичной информации (информация, содержащая персональные данные, если бы предоставление доступа к такой информации нанесло существенный ущерб неприкосновенности частной жизни) и пункта 19 части 1 статьи 35 Закона о публичной информации (иная информация, установленная законом), части 1 статьи 26 Закона о налогообложении (налоговая тайна).

Когда мы отвечаем на Ваше письмо или составляем другой документ, составитель документа ставит на документе отметку «Для внутриведомственного пользования» в момент его создания, чтобы защитить Ваши персональные данные от разглашения.

Для подачи информационного запроса, ходатайства о разъяснении или докладной записки просим написать по адресу [email protected] или заполнить онлайн-форму на нашем сайте в рубрике «Официальное обращение».

Если ходатайствуете об информации, содержащей персональные данные о Вас или третьем лице, просим подписать обращение цифровой подписью и отправить запрос на вышеуказанный адрес электронной почты.

В онлайн-форме просим подавать обращения, которые не требуют цифровой подписи.

Также Вы сможете отправить нам запрос, подписанный собственноручно, по адресу Налогово-таможенный департамент, Лыытса 8a, 15176 Таллинн.

Для регистрации обращений и ответа на них нам нужны Ваш личный код и контактные данные. Данные хранятся в реестре документов НТД в течение 7 лет.

Информационный запрос

В качестве информационного запроса рассматривается запрос уже имеющегося документа или документов.

Как правило, мы отвечаем на информационный запрос в течение 5 рабочих дней, однако, в зависимости от объёма запрашиваемой информации ответ может занять до 15 рабочих дней. Мы проинформируем Вас о продлении срока и причине этого. Мы можем отказаться от выдачи информации на законных основаниях, на которые ссылаемся в нашем ответе Вам.

Ходатайство о разъяснении

Не все Ваши запросы по своему содержанию могут быть информационными запросами. В качестве ходатайства о разъяснении мы рассматриваем Ваше обращение, для которого необходим анализ информации, синтез или сбор дополнительной информации или обращение, в котором Вы запрашиваете информацию о правовых актах, служащих основанием для деятельности НТД, или о нашей компетенции. Согласно Закону об ответах на докладную записку и ходатайство о разъяснении, ответим Вам не позднее чем в течение 15 календарных дней со дня регистрации ходатайства о разъяснении. Исходя из сложности ответа, срок ответа может быть продлён до двух месяцев. О продлении срока ответа и его причине мы Вас обязательно проинформируем.

Докладная записка

Докладной запиской Вы можете представить нам предложения по улучшению организации нашей работы. Если Ваше письмо предполагает ответ, то сроки ответа те же, что и в случае ходатайства о разъяснении.

Право и порядок ознакомления со своими данными

Вы имеете право обращаться с запросами относительно обработки Ваших персональных данных и ознакомиться с данными, которые мы о Вас собрали. Запросы просим отправлять по адресу электронной почты [email protected] с цифровой подписью. Если это невозможно, отправьте нам запрос, подписанный собственноручно, по адресу Налогово-таможенный департамент, Лыытса 8a, 15176 Таллинн.

Ваш запрос регистрируется и направляется в соответствии с содержанием либо специалисту по защите данных, либо компетентному отделу.

Согласно статье 12 Генерального регламента ЕС по защите персональных данных мы ответим Вам при первой возможности, но не позднее чем в течение 30 дней. Этот срок может быть продлён в случае необходимости на два месяца с учётом сложности и объёма ходатайства. О продлении срока ответа на ходатайство мы Вам сообщим.

Мы не обязаны выполнять Ваше желание ознакомиться с персональными данными исключительно в том случае, если это может:

• ущемить свободы и права Вашей личности;
• воспрепятствовать или навредить предотвращению, установлению или производству по виновному деянию либо исполнению наказания;
• представлять угрозу государственной безопасности.

О решении об отказе в предоставлении информации мы Вам сообщим.

В ходе процессуальных действий мы собираем Ваши персональные данные в том объёме, который необходим для проведения производства.

В налоговом производстве налоговый аудитор разъясняет Вам Ваши права и обязанности. Вы имеете право ознакомиться с данными, собранными о Вас налоговым аудитором, сделать с них копии или выписки (часть 3 статьи 14 Закона о налогообложении). Это означает, что налоговый аудитор предоставляет Вам возможность ознакомиться с собранными о Вас материалами в каждой фазе производства. Налоговый аудитор имеет право отказать лицу в представлении данных в том случае, если это препятствует установлению истины в уголовном производстве.

Вам не разглашаются данные в том случае, если они получены в рамках международной ведомственной помощи, и налоговый управляющий другого государства ходатайствует письменно о неразглашении представленной им информации, исходя из межгосударственного налогового договора. Данные не разглашаются также в том случае, если они провозглашены секретными данными каким-нибудь институтом Европейского союза, например, Европейской Комиссией.

Наши чиновники имеют доступ к данным, исходя из своих служебных заданий, и нецелесообразная обработка данных является наказуемой. Целесообразную обработку Ваших данных контролирует отдел внутреннего контроля НТД.

Документы, в том числе административные акты, повестки и извещения, мы вручаем под подпись либо доставляем по почте или электронным путём, либо они публикуются в периодическом издании. Мы можем выбрать любой способ вручения, если законом не установлен обязательный способ вручения. Различные способы вручения разъяснены в главе 4 «Вручение документов» Закона о налогообложении.

При вручении документов мы используем адресные данные, которые нам представил сам участник производства или которые доступны в Регистре народонаселения. Если адресные данные отсутствуют или не соответствуют действительности, и Ваше фактическое место нахождения неизвестно, мы можем опубликовать резолютивную часть документа в издании «Ametlikud Teadaanded» («Официальный вестник»). В этом случае резолютивная часть считается вручённой по истечении десяти дней с её публикации.

Проведение производства по делу о проступке детально урегулировано в Деликтно-процессуальном кодексе и Уголовно-процессуальном кодексе.

Данные подателя извещения о проступке мы разглашаем другим участникам производства в объёме, предусмотренном процессуальным кодексом и необходимом для разрешения дела.

Субъект производства и его защитник могут ознакомиться с материалами в порядке, предусмотренном процессуальным кодексом. Податель извещения о проступке может ознакомиться с материалами посредством представления информационного запроса с учётом установленных ограничений доступа.

При проведении производства по делу о проступке мы пользуемся системой процессуальной инфосистемы (e-toimik), в т. ч. используем систему e-toimik для обмена данными с другими учреждениями (например, в судебных делах, при представлении данных о наказаниях в регистр наказаний и судебному исполнителю). Система e-toimik является закрытой, и в неё можно войти с ID-картой или посредством mobiil-ID. Правом доступа обладают исключительно имеющие соответствующие компетенции должностные лица. Участник производства может посмотреть данные своего производства, представить и получить процессуальные документы посредством открытой процессуальной инфосистемы (e-toimik) в объёме, предусмотренном процессуальным кодексом. Также по договорённости можно представить документы по электронной почте или по почте заказным письмом.

Решения по делам о проступке не подлежат разглашению на сайте НТД. Вступившие в силу решения по делам о проступке можно запросить посредством представления информационного запроса. В отношении вступившего в силу решения по делу о проступке могут быть установлены ограничения доступа. В порядке производства по делу о проступке публичными данными являются имя и личный код, данные других лиц не разглашаются.

Закон позволяет нам разглашать обстоятельства, связанные с производством по делу о проступке, только в исключительных случаях на основании статьи 62 Деликтно-процессуального кодекса и пункта 10 части 1 статьи 27 Закона о налогообложении. Этим правом мы пользуемся только в случае крайней необходимости, воздерживаясь от чрезмерного вторжения в частную жизнь причастных лиц.

Вступившие в силу наказания по делам о проступке вносятся в регистр наказаний. Доступ к регистру наказаний ограничен, данные можно запрашивать в порядке, установленном в главе 3 Закона о регистре наказаний.

Не всегда решение выносит чиновник — это происходит в системе обработки данных автоматически. Например, наша система обработки данных автоматически выносит решения по возврату подоходного налога в системе производства по декларациям о подоходном налоге физических лиц FIDEK. Автоматическое решение выносится на основании данных, введённых Вами в среде э-услуг e-MTA Налогово-таможенного департамента. Достоверность представленных данных Вы подтверждаете в завершающей части декларации. Если Ваше ходатайство о возврате подоходного налога соответствует закону, система обработки данных его акцептирует. Решение об удовлетворении ходатайства или оставлении его без удовлетворения отправляется Вам в среду э-услуг e-MTA также автоматически.

Если Вы подаёте нам декларацию о подоходном налоге на бумажном носителе, наш чиновник вводит представленные Вами данные в систему обработки данных, а решение о возврате подоходного налога выносится всё же автоматически. Если ходатайство о возврате подоходного налога не акцептируется, Вам отправляется решение по внесённому в регистр народонаселения адресу места жительства или по последнему адресу, представленному Вами налоговому управляющему. Отдельного письма с извещением об удовлетворении ходатайства о возврате подоходного налога Вам не отправляют.

Возвращаемая сумма перечисляется на банковский расчётный счёт, указанный Вами в форме декларации о подоходном налоге.

Если ходатайство, поданное Вами в среде э-услуг e-MTA или на бумажном носителе, удовлетворению не подлежит, мы свяжемся с Вами описанным выше способом, после чего производство продолжит наш чиновник, который в конце производства вынесет решение, которое уже не будет автоматическим.

Наша система обработки данных автоматически выносит также и другие решения, например, решения о рассрочке налоговой задолженности. В этом случае к документу добавляется отметка о том, что этот документ составлен автоматически. Вы имеете право выразить свою позицию относительно решения и отправить нам объяснения. Также Вы имеете право оспорить автоматическое решение.

Если Вы желаете, чтобы мы пересмотрели своё решение или действие, затрагивающее Ваши права, Вы имеете право представить возражение в течение 30 дней с получения оспариваемого решения или действия. Возражение нельзя представить в том случае, если по этому же делу Вы обратились в суд. Возражение разрешается в течение 30 дней. Этот срок может быть продлён ещё до 10 дней. Точные требования к возражению доступны в главе 14 «Производство по возражению» Закона о налогообложении и в главе 5 Закона об административном производстве.

Для установления личности при посещении наших бюро обслуживания просим Вас предъявить документ, которым являются паспорт, ID-карта, водительское удостоверение или иной вид документа, перечисленный в Законе о документах, удостоверяющих личность. Ваше посещение регистрируется в программе регистрации посетителей, куда консультант вносит время и причину Вашего посещения. Доступ к данным Вашего посещения имеют служащие, в обязанности которых это входит. Данные о посещении хранятся в течение 7 лет.

В залах обслуживания находится компьютер для клиентов. У Вас есть возможность войти в свой электронный почтовый ящик, просмотреть или внести изменения в свою декларацию о доходах. Для этого Вам необходимо предварительно идентифицироваться с помощью ID-карты, mobiil-ID или Smart-ID. При необходимости Вам поможет консультант. Консультант не следит за вводом Ваших PIN-кодов. При прекращении использования компьютера клиента закройте веб-браузер.

Учётная запись пользователя, используемая на компьютере клиента, анонимизирована, и после окончания использования (сеанса) история посещения и использования пользователя будет удалена.

Ваши действия с декларацией о доходах будут сохранены на сервере Налогово-таможенного департамента. Доступа к содержимому Вашего электронного почтового ящика у Налогово-таможенного департамента нет.

Имеющиеся в пользовании НТД персональные данные (в т. ч. Ваши контактные данные) на основании части 1 статьи 26 Закона о налогообложении являются налоговой тайной — другими словами, налоговой тайной является вся информация о налогообязанном лице, которую имеет НТД. Статьи 27–30 Закона о налогообложении устанавливают, кому можно разглашать налоговую тайну.

В налоговом производстве участник производства имеет право ознакомиться с персональными данными (за исключением специальных данных) третьих лиц, связанных с конкретным делом. Из выписок с банковского расчётного счёта можно ознакомиться с той частью выписки, которую мы используем в качестве доказательства в том же самом конкретном налоговом производстве.

Используем видеонаблюдение для защиты имущества и лиц. О факте использования камер видеонаблюдения мы оповещаем установленными на здании или территории соответствующими знаками.

Видеозаписи хранятся не менее 30 дней со дня их создания, но не более одного года в зависимости от местонахождения системы видеонаблюдения. Данные удаляются автоматически по истечении срока хранения.

Для осуществления государственного надзора, сохранения важных обстоятельств и доказательств и их использования в процессуальных действиях департамент использует мобильные устройства (мобильные телефоны, диктофоны, видеокамеры, фотоаппараты, камеры на форме и камеры, установленные на транспортных средствах специальных служб). До использования устройства чиновник сообщит Вам об этом, на транспортных средствах специальных служб имеются соответствующие наклейки.

О факте записи телефонных разговоров мы сообщаем автоматически перед началом разговора. Если Вы звоните по инфотелефонам поддержки клиентов, мы записываем разговоры для оценки качества обслуживания, развития и улучшения услуги, а также для оперативного решения спорных вопросов. Вы имеете право подать нам запрос на выдачу записи телефонного разговора.

При звонке на наши телефоны информации о нарушениях мы записываем телефонные разговоры для рассмотрения возможных правонарушений, связанных с налогами и контрабандой, а также для рассмотрения возможного правонарушения, совершённого служащим и, при необходимости, с согласия человека, сообщившим о правонарушении, для связи с ним.

Запись телефонных разговоров надёжно храниться в информационной системе департамента в течение 30 дней, права доступа к данным регулируются внутренним распорядком департамента.

Подробнее о передаче информации о нарушениях на веб-странице «Передача информации о нарушениях».

При регистрации на наши мероприятия через онлайн-форму мы используем Ваши персональные данные только для регистрации на мероприятия и при необходимости предоставления Вам информации или ответа. Объём необходимых для регистрации данных зависит от мероприятия, и при регистрации каждый раз уточняется отдельно. Можем спросить, например, имя, адрес электронной почты, а также при необходимости место работы. Как правило, личные данные, представленные на Вашей онлайн-форме, мы храним в течение одного календарного месяца.

Цель Закона о публичной информации — обеспечить возможность доступа общественности и каждого человека к предназначенной для общего пользования информации, исходя из принципа демократического и социального правового государства и открытого общества, а также создать возможности для общественного контроля выполнения публичных задач. При этом мы воздерживаемся от чрезмерного вторжения в частную жизнь причастных лиц. В частности, при необходимости мы оставляем за собой право давать публичные объяснения относительно своей деятельности, если лицо само разглашает общественности информацию, касающуюся своего производства.

Два раза в год мы запрашиваем мнение клиентов, которые недавно пользовались услугами НТД в нашей среде э-услуг e-MTA или которые посещали наши бюро обслуживания, звонили или писали в нашу службу поддержки клиентов.

Полученная от пользователей обратная связь очень важна для нас и помогает нам увидеть наши услуги и качество обслуживания Вашими глазами. Так мы сможем лучше оценить, что уже налажено, а что еще нужно развивать, чтобы предлагать наилучшее обслуживание, соответствующее Вашим ожиданиям.

Услугу веб-среды для измерения удовлетворённости клиентов оказывает наш договорной партнёр OÜ Recommender. Для измерения удовлетворённости мы используем методику индекса рекомендаций.

Ответы на опросник представляются добровольно, от получения опросника можно отказаться, нажав на ссылку «Удалить адрес электронной почты из списка» в конце отправленного по электронной почте опросника.

Ответы клиентов мы сохраняем в веб-среде Recommy без персональных данных в течение двух лет. Это необходимо для сравнения результатов за текущий год с результатами за предыдущий год.

Для вербовки персонала объявляется публичный конкурс. Объявление о конкурсе публикуется на сайте Министерства финансов на странице «Публичные конкурсы», на сайте НTД и в других средах по трудоустройству. Вербовку персонала организует отдел персонала, процесс вербовки обычно занимает 2–4 месяца.

В зависимости от сложности работы на занимаемой должности, в дополнение к структурированному интервью применяются следующие методы оценивания кандидата:

• пробная работа — задание практического содержания, связанное со служебными заданиями на занимаемой должности;
• исследование соответствия — по разрешению кандидата опрашивают указанных им рекомендателей, исследуют его поведение на предыдущем месте работы, его личностные качества и возможности справляться на новой должности.

Специалист по вербовке персонала запрашивает по электронной почте у дошедших до финального тура кандидатов подписанное письменное согласие на изучение профиля кандидата. Согласия кандидатов передаются руководителю отдела внутреннего контроля. Проверку профиля кандидата проводит уполномоченный на это чиновник отдела внутреннего контроля на основе имеющихся в пользовании НТД баз данных, CV просматривают в Talendipank. Правовое основание для проверки профиля кандидата установлено в статье 81² Закона о налогообложении и статье 10 Закона о таможне.

Следующего лучшего по результатам кандидата можно назначить на должность в случаях, установленных в статье 18 Закона о публичной службе. В этом случае новый конкурс не объявляется.

Об окончательных результатах публичного конкурса победившее в конкурсе лицо и оставшиеся невыбранными кандидаты информируются в письменно воспроизводимой форме в течение 14 дней со следующего за вынесением решения дня.

Ссылки

Связанные с Вашими персональными данными процессуальные документы хранятся в соответствии со сроками, установленными в перечне документов департамента, в том числе в соответствии с действующим законодательством. Например, для решений по рассрочке и взысканию налоговых задолженностей установлен срок хранения 7 лет, срок хранения дел по налоговым ревизиям и проверкам составляет 10 лет со дня окончания проверки. Акты таможенного досмотра хранятся 7 лет. Дела по возражениям хранятся 7 лет со дня окончания производства по возражению, документы производства по делу о проступке — 10 лет.

При вербовке персонала мы храним полученные в течение конкурса документы один год для разрешения возможных правовых споров, возникающих в процессе вербовки, также в целях представления предложения следующему лучшему по результатам кандидату, а также по согласию кандидата — для представления предложений участвовать в будущих конкурсах.

Цель отслеживания данных — предложить гражданину чёткий обзор действий, совершенных с его данными. В услуге отслеживания данных отображается база данных, в которой был сделан запрос, время запроса и учреждение, сделавшее запрос. Например, к отслеживанию данных мы присоединили обработку данных декларации о доходах физических лиц регистра налогоплательщиков. Данные отслеживания отображаются в государственном портале eesti.ee.

Данные о встрече с лоббистами публикуются на веб-странице НТД. Публикуем Ваше имя или имя представляющего вас лица, имя организации, тему встречи и дату её проведения. Также публикуем имя и должность должностного лица, с которым состоялась встреча.

Цель публикации информации о встречах лоббистов — повысить прозрачность лоббирования и коммуникации с группами интересов. Публикация встреч делает процесс разработки политики более понятным для общественности и позволяет лучше понять, какие группы интересов участвуют в формировании политики и высказывают своё мнение.

Чтобы наш веб-сайт работал должным образом, для анализа его использования и предоставления наилучшего удобства использования, мы размещаем т. н. файлы cookie в браузере(ах) Вашего устройства (компьютера, смарт-устройства и др.).

Подробнее об использовании файлов cookie на веб-странице «Файлы cookie».

Вы имеете право подать жалобу в Инспекцию по защите данных, если при обработке персональных данных были нарушены Ваши права.

Контактные данные Инспекции по защите данных: телефон: 627 4135, адрес электронной почты: [email protected], адрес: Татари 39, 10134 Таллинн (Tatari 39, 10134 Tallinn)

• Центр информационных технологий Министерства финансов (Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus, RmIT) — услуги по разработке и администрированию информационных и коммуникационных технологий;
• Государственный центр информационных и коммуникационных технологий (Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus, RIT) — централизованная услуга компьютерных рабочих мест и базовой серверной инфраструктуры;
• Государственный центр по предоставлению вспомогательных услуг (Riigi Tugiteenuste Keskus, RTK) — предоставление финансовых услуг, а также услуг по кадровому учёту и расчёту заработной платы.